O sistema PAAD é atualizado diariamente em virtude da distinção entre o PAD (Plano de Atividades Docentes) e o RAD (Relatório de Atividades Docentes), o qual deve estar sempre condizente com a situação efetiva do docente no semestre, pois nem sempre o que é planejado se concretiza.

O PAD é o primeiro campo na parte superior da tela e representa o planejamento de atividades do docente no semestre. O PAD é atualizado automaticamente nas abas Ensino, Pesquisa e Extensão uma vez ao dia quando está aberto para edição. O PAD está aberto para edição enquanto não foi aprovado pelo Departamento e/ou Centro, e está nas situações de Planejamento ou Consolidação. Quando o PAAD está fechado para edição, esse campo fica "congelado” e não é mais atualizado em relação aos sistemas de origem.

O RAD é o último campo, na parte inferior da tela do docente e representa as atividades que o docente está realizando no semestre sendo atualizado diariamente, independentemente do sistema PAAD estar aberto ou não. Mesmo após a consolidação, o RAD permanece em constante atualização junto aos sistemas de origem (CAGR, CAPG, CAPL, CNDI, Sigpex e ADRH) para refletir o que foi realizado no semestre

Atividades com inconsistência não aparecem no RAD até que sejam justificadas e analisadas pelo DEN/PROGRAD. Para que uma atividade com inconsistência possa ser justificada, o PAAD precisa estar aberto.

Obs.: O DEN/PROGRAD tem ciência de que o sistema carece de melhorias que são permanentemente identificadas e implementadas aos poucos, mediante análises e estudos junto à SETIC relativos à viabilidade e possibilidades de solução para determinados casos, e seus impactos.